Laboration 3
Access

1. Starta Access. Välj sedan Innehåll och index under menyn Hjälp. Klicka på Introduktion till Microsoft Access 97. Du får upp nedanstående fönster.

   

   Öppna Vad är databaser och hur fungerar de. Läs igenom de sju hjälpbladen som finns där.

2. Öppna ett nytt dokument (Ny databas) i Access. Välj den färdiga mallen Boksamling. Skapa databasen.

3. Du ska nu fått upp huvudmenyformuläret och databasfönstret. Använd databasfönstret till att undersöka vilka tabeller som finns. Vilka är tabellerna i databasen ?

    

    

    

    

4. Undersök på samma sätt vilka frågor, formulär och rapporter som finns. Observera att de formulär som finns kan du nå från huvudmenyformuläret.

    

    

5. Ta också en titt på de relationer som finns definierade (ev kan du skriva ut dem, men det är inte nödvändigt). Relationerna visar hur de olika tabellerna är relaterade till varandra. Hur gjorde du för att titta på relationerna ?

6. Du kan lägga till data till tabeller genom att skriva in värden direkt i tabellernas datablad. Gå till fliken Tabeller, öppna tabellen du är intresserad av och ställ dig i det fält du vill ändra eller fylla i. Om en helt ny post, dvs tabellrad ska läggas in ska du ställa dig på den rad som är märkt med en asterisk (*). Du flyttar dig till närmsta fält genom att trycka på TAB-tangenten. När du stänger tabellen lagras ändringen automatiskt. Lägg på detta sätt till Barnlitteratur i tabellen Ämnen.

7. Klicka på Skriv/Visa Böcker i huvudmenyformuläret. Klicka på pilen vid Ämne. Ämnet Barnlitteratur ska nu finnas där.

8. Ett enklare sätt att göra samma sak som i punkt 6 är att använda de fördefinierad formulär som finns. Gå till fliken Formulär, klicka på ämnen och lägg på detta sätt till ännu ett ämne, t ex Politik.

9. Mata på samma sätt in nedanstående bok i tabellen Böcker (hitta gärna på något eget i de fält som saknas nedan). Du kan antingen göra det genom att använda formulär (enligt punkt 8) eller direkt i tabellen (enligt punkt 6). Observera att när du ska välja ämne finns det en liten pil som du kan klicka på. Där ser du de ämnen som finns att välja bland. Nu ska dina ämnesområden från punkt 6 och 8 ovan finnas med. Detta beror på att tabellen Ämnen är relaterad till tabellen Böcker (se relationer igen).

   Författare: Toni Morrison

   Titel: Älskade

   Antal sidor: 233

   Pris: 254 kr

   Förlag: Wahlström o Widstrand

10. Nu finns det ett ännu enklare sätt att mata in data, nämligen genom att använda Huvudmenyformuläret. Använd detta, klicka på Skriv/Visa böcker och lägg in nedanstående bok.

    Författare: Fjodor Dostojevskij

    Titel: Bröderna Karamazov

    Antal sidor: 843

    Pris: 220 kr

    Förlag: Wahlström o Widstrand

11. Antag att du ofta vill ta fram vilka boktitlar som finns inne och motsvarande författare och inköpspris. Du kan utforma detta som en fråga. Gå in under fliken Frågor i databasfönstret. Skapa en ny fråga genom att klicka på knappen Ny. Du kan nu skapa frågan på flera olika sätt. Du kan t ex göra designen direkt eller du kan göra designen genom att låta Access ställa frågor. Det senare är lättare om man inte är van. Klicka därför på Frågeguiden.

    Frågeguiden ber dig nu välja vilka fält som ska ingå. Välj Titel och Inköpspris från tabellen Böcker och författarnamn (FörNamn och EfterNamn) från tabellen Författarinfo. Gå sedan till nästa.

    Frågeguiden frågar efter Detaljfråga eller Sammanfattningsfråga. Välj Detaljfråga och gå till nästa. (Sammanfattningsfrågor används när fält på något sätt ska sammanfattas t ex i ett medelvärde).

    Slutligen frågar frågeguiden efter vilken rubrik din fråga ska ha. Kalla den t ex för Vilka titlar. Du är nu klar och kan klicka på Slutför.

12. Titta nu på din frågas design (under fliken Frågor klickar du på knappen Design). Om du vill ändra något kan du göra det här. Klicka t ex på raden Sortera i kolumnen EfterNamn och se till att resultatet av din fråga sorteras i stigande ordning. (Klicka även på de andra fälten också för att se vilka möjligheter som finns.)

13. Försök nu att på egen hand skapa ett formulär som du kopplar till din fråga.

14. Om du har tid kan du också försöka ändra designen på huvudmenyformuläret så du kan nå din fråga därifrån.